مع تطور وسائل الإتصالات والتطبيقات الحديثة نشأ مفهوم الإجتماع الإلكتروني ، أو ما يسمى الإجتماع أون لاين ، أو الإجتماع عن بعد في قطاع الأعمال وبعض الجهات الخيرية.
الفكرة ببساطة هي نقل الإجتماع المعتاد المجهز (غرفة اجتماعات – طاولة مستديرة – كراسي – لوح) إلى غرفة إلكترونية إفتراضية تحوي نفس التجهيزات.
إدارة الإجتماع عن بعد يتطلب تعزيز بعض المهارات وإضافة مهارات جديدة عن تلك في الإجتماعات المعتادة ، وهو ما سنقوم بالتركيز عليه في هذا المقال ، أما ما يخص تحضيرات ما قبل الإجتماع بإمكانك مراجعة تدوينة الصديق منذر أسامة:
إدارة تقنيّة
إمتلاك مهارات ممتازة في تطبيقات الأوفس والإجتماعات مثل Microsoft Lync أو Sisco Webex أو غيرها من الأداوت ، شرط أساسي لعقد الإجتماع.
تحضيرات لوجستية
الإهمال في تأمين أي من العناصر التالية قد يتسبب في إحراجات تُعطل الإجتماع خصوصا إذا كانت من قِبل مدير الإجتماع:
1. مكان هادئ.
2. خط الإتصال انترنت ممتاز.
3. اللابتوب والشاحن.
4. المايك.
5. برامج التشغيل.
6. مستندات الإجتماع.
إدارة الأجندة
في بداية الإجتماع لا بد من تخصيص وقت للإتفاق على أجندة الإجتماع من جميع الأطراف.مهمة مدير الإجتماع المحافظة على نطاق كل نقطة ومنع الإستطرادات الجانبية عبر أحد الوسائل التالية:
– تأجيلها إلى نهاية الإجتماع عند وجود وقت إضافي.
– ترحيلها إلى أجندة الإجتماع المقبل.
– مناقشة الموضوع في إجتماع ثنائي خاص.
قوة الشخصية
تتمثل قوة شخصية المدير في إلتزامه التام بمواعيد بداية ونهاية الإجتماع وإدارة النقاط والمداخلات.
تأخر المدير عن الموعد أو فتح نقاشات خارج الأجندة أوالسماح بالمقاطعات ، كلها أمور كفيلة بتعثر نتائج الإجتماع.
إدارة الحوار
وأعني بها هنا إعطاء الفرصة للمتحدث بإبراز الفكرة – ضمن الأجندة – دون أي مقاطعة.
حال تكرار المقاطعة ، على مدير الإجتماع التدخل وإعطاء الفرصة للشخص صاحب (المكرفون).
المتابعة
من أكبر تحديات الإجتماع هو ضمان تركيز جميع الأعضاء ، فكثيرا ما يقوم الأعضاء خلال وقت الإجتماع باستقبال البريد الإلكتروني وتصفح الشبكات الإجتماعية حتى وإجراء بعض المكالمات الشخصية خارج الإجتماع!!
يستطيع قائد الإجتماع التأكد من متابعة الجميع عبر الإجراءات التالية :
1. التصويت الدوري.
2. أخذ تعليقات سريعة من الجميع لكل نقطة.
3. السؤال المفاجئ لأحد الأعضاء الغير متابعين.
4. كتابة محادثة شخصية (شات) خاصة مع الشخص الغير متابع وطلب المتابعة والتركيز.
إدارة عدد الحضور
كلما قل عدد الحضور زادت ثمرة الإجتماع وقَلّ الوقت ، والعدد المفضل عادةً 4 – 6 أشخاص.
زيادة عدد الحاضرين عن 15 شخص يصعّب من عملية المتابعة ، وفي أحسن الأحوال يشارك فيه ربع العدد أما البقية … !!
أخيرا ،،
إن إدارة الإجتماعات مهمة تتطلب مجموعة من مهارات التواصل والقيادة ، والتي تُكتسب بالقليل من القراءة والكثير الكثير من العمل والمراس.
ما شاء الله جميل